Conciliación bancaria en D365FO
Configuración inicial
Cuentas bancarias
Cada cuenta bancaria en D365FO se configura con sus datos identificativos (IBAN, entidad, nombre del banco tal y como aparece en los extractos) y debe coincidir exactamente con lo que trae el fichero del banco. Un desajuste aquí, por pequeño que sea, es una de las causas más típicas de que un extracto no se importe o no se concilie correctamente.
Importación de extractos
D365FO soporta de forma nativa varios formatos estándar de extracto bancario: MT940, BAI2 e ISO 20022 (camt.053). El formato debe asignarse a la cuenta bancaria correspondiente para que el sistema sepa interpretar correctamente el fichero que se importa.
Informes electrónicos: desarrollos propios y formatos estándar
Además de los extractos bancarios estándar, en muchos proyectos aparecen necesidades específicas que requieren desarrollos propios sobre el framework de Electronic Reporting, como:
Confirming
Gestión de pagos a proveedores a través de la entidad financiera, con sus propios formatos de fichero de salida específicos del banco.Factoring
Cesión de facturas de cliente a la entidad financiera, que también suele requerir un formato de exportación propio del banco con el que se trabaje.A esto se suman formatos electrónicos estándar como el SEPA para transferencias y adeudos domiciliados, que sí suelen venir cubiertos de base o con configuración mínima dentro del framework de Electronic Reporting de D365FO.
La novedad: conciliación bancaria avanzada
Microsoft introdujo mejoras importantes sobre la conciliación bancaria avanzada (Advanced Bank Reconciliation), con una interfaz mucho más amigable y bastante menos propensa a errores que la conciliación tradicional. El resultado práctico es que se concilian de forma automática muchas más transacciones de las que se conciliaban antes, reduciendo notablemente el trabajo manual.
La conciliación bancaria avanzada se activa por cuenta bancaria, no de forma global. Una vez activada y con el primer extracto importado, ya no se puede desactivar para esa cuenta concreta, así que conviene tenerlo claro antes de activarla en producción.
Reglas de coincidencia: la parte más importante del módulo
Las reglas de coincidencia (matching rules) son, sin duda, lo más importante de todo el módulo. Son las que definen los criterios con los que el sistema compara las líneas del extracto bancario importado con las transacciones bancarias ya registradas en D365FO, y deciden si algo se concilia automáticamente, se genera un apunte nuevo, o se deja pendiente de revisión manual.
Se configuran en Gestión de efectivo y bancos → Configuración → Configuración de conciliación bancaria avanzada → Reglas de coincidencia de conciliación. Cada regla combina una serie de criterios (importe, tolerancia de fecha, referencia, código de transacción, tipo de documento) con una acción a ejecutar cuando esos criterios se cumplen: conciliar, generar un apunte, generar un diario de pago de cliente, generar un diario de pago de proveedor, entre otras.
Resumen
- Configura las cuentas bancarias asegurando que los datos coinciden exactamente con los del extracto del banco
- Asigna el formato de importación correcto (MT940, BAI2, ISO 20022/camt.053) a cada cuenta
- Si el proyecto necesita confirming, factoring u otros formatos específicos, se resuelven con desarrollos propios sobre Electronic Reporting
- Activa la conciliación bancaria avanzada por cuenta, revisando antes que no queden extractos pendientes con el método anterior
- Dedica el tiempo necesario a definir bien las reglas de coincidencia, es la parte que más automatiza el proceso
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