Formas de pago
Las formas de pago (Method of payment) definen el medio con el que se cobra a un cliente o se paga a un proveedor: transferencia, domiciliación, pagaré, etc. A cada forma de pago se le puede asociar un informe electrónico específico, de forma que al generar una propuesta de pago o cobro, el sistema exporte directamente el fichero correspondiente (por ejemplo, un TXT en el formato que exige el banco).
Esto es especialmente relevante cuando la forma de pago está vinculada a productos financieros como el confirming (pago a proveedores a través de la entidad financiera) o el factoring (cesión de facturas de cliente), donde cada banco suele tener su propio formato de fichero de intercambio, y hay que desarrollarlo específicamente sobre el framework de Electronic Reporting.
Condiciones de pago y multivencimientos
Las condiciones de pago definen cuándo vence una factura: a 30 días, a 60 días, fin de mes más 30, etc. Cuando una factura debe repartirse en varios vencimientos (por ejemplo, 50% a 30 días y 50% a 60 días), se configura mediante multivencimientos, combinando el reparto porcentual con los días de pago definidos.
La incidencia real: retenciones de garantía en el sector construcción
El caso más complicado que me he encontrado ha sido con clientes del sector construcción, donde es habitual aplicar una retención de garantía sobre cada factura: un porcentaje que el cliente retiene y no paga hasta pasado un plazo largo (a menudo uno o dos años), como garantía de la obra.
D365FO no tiene esta casuística contemplada de forma nativa en las condiciones de pago estándar. La solución pasa por modificar las condiciones de pago para incluir un vencimiento adicional con el porcentaje de retención y un plazo mucho más largo que el resto de la factura. El problema es que esto:
- Complica la configuración de multivencimientos, que ya de por sí tiene el problema mencionado con los días de pago
- Requiere revisar bien los perfiles de contabilización, para que el importe retenido no se trate contablemente igual que un vencimiento normal, sino que quede identificado como pendiente de garantía
- Genera fácilmente descuadres si no se prueba a fondo con varios escenarios de importe antes de arrancar en producción
Cartera: pagarés y cartas de cobro
Tanto en clientes como en proveedores existe el concepto de cartera, que gestiona los efectos comerciales asociados a las facturas: pagarés y cartas de cobro. Estos documentos pasan por distintos estados a lo largo de su ciclo de vida (emisión, gestión, cobro o pago), y cada uno de esos estados debe tener su propio tratamiento contable definido en el perfil de contabilización correspondiente.
En mi experiencia, esta parte es sencilla siempre que se sigan dos reglas:
Perfiles de contabilización completos
Cada paso de la cartera (emisión, gestión, cobro/pago) debe tener su cuenta contable asignada, sin huecos.Cuentas contables coherentes
Las cuentas de cartera deben diferenciarse claramente de las cuentas de cliente/proveedor estándar, para no perder trazabilidad.Resumen
- Configura las formas de pago y vincula los informes electrónicos necesarios (confirming, factoring) al formato correcto
- Revisa manualmente los primeros vencimientos calculados si combinas multivencimientos con días de pago
- Si hay retención de garantía (sector construcción), prueba a fondo la configuración con importes reales antes de producción
- Completa bien los perfiles de contabilización de la cartera para cada estado de pagarés y cartas de cobro
- El resto del proceso es sencillo si esta base está bien configurada desde el inicio
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