Excel Add-in en D365FO
El DMF es la herramienta estándar para cargas masivas y migraciones, pero para el trabajo diario de un consultor, para revisar o modificar datos puntuales, el Excel Add-in tiene ventajas muy prácticas que no siempre se aprovechan bien.
¿Por qué el Excel Add-in es tan cómodo?
Comparado con el DMF, el Excel Add-in tiene varias ventajas para el trabajo del día a día:
Excel Add-in
- Campos en español, tal como se ven en pantalla
- No necesitas conocer el nombre técnico de la entidad
- Se abre directamente desde la propia página con "Abrir en Microsoft Office"
- Ideal para revisiones rápidas y ediciones puntuales
Data Management Framework
- Requiere conocer el nombre de la entidad de datos
- Pensado para cargas masivas y migraciones
- Más control sobre validaciones y logs de error
- Mejor para grandes volúmenes de datos
No son herramientas que compitan entre sí, sino que se complementan. Para una carga masiva de miles de registros en una migración, el DMF es la opción correcta. Pero para el trabajo diario, revisar unas líneas de un diario o añadir unos clientes rápido, el Excel Add-in es mucho más ágil.
Añadir columnas que no vienen por defecto
Una de las cosas más útiles del Excel Add-in es que no estás limitado a las columnas que trae la plantilla estándar. Si necesitas ver o editar un campo que no aparece por defecto, puedes añadirlo tú mismo directamente desde Excel.
Desde la página correspondiente, selecciona Abrir en Microsoft Office → Abrir en Excel. Esto genera un libro de Excel vinculado a la entidad, con el conector de datos activo.
Con el complemento habilitado, entra en las opciones de diseño de la tabla. Ahí verás los campos disponibles de la entidad que no están incluidos en la vista actual.
Selecciona el campo en la lista de campos disponibles y añádelo a la tabla. Aparecerá como una nueva columna editable, igual que el resto.
Modificar la plantilla por defecto de una entidad
Si en vez de una consulta puntual lo que necesitas es que una columna aparezca siempre que abras esa entidad concreta (por ejemplo, la forma de pago en un diario), la solución no es añadirla cada vez a mano, sino modificar la plantilla por defecto del sistema.
Ve a Administración de la organización → Configuración → Integración de Office → Plantillas de documentos.
Busca la plantilla correspondiente a la entidad que quieres modificar y descárgala. Si no sabes el nombre exacto, puedes comprobarlo desde la ventana de selección de plantilla o desde el propio archivo Excel ya abierto.
Abre el archivo descargado y, con el complemento de diseño, añade la columna que quieres que aparezca siempre (en el ejemplo, forma de pago). Guarda el archivo.
Vuelve a Plantillas de documentos y sube el archivo modificado, sustituyendo a la plantilla original. A partir de ese momento, cada vez que se abra esa entidad en Excel, se abrirá con la columna añadida por defecto.
Cuándo usar cada opción
- Añadir la columna al vuelo en Excel: cuando es una consulta puntual, algo que necesitas ver una vez y no se va a repetir
- Modificar la plantilla del sistema: cuando es un campo que vas a necesitar siempre que trabajes con esa entidad, y quieres ahorrarte añadirlo cada vez
Resumen
- El Excel Add-in es más ágil que el DMF para el trabajo diario, con campos en español y sin necesitar el nombre técnico de la entidad
- Puedes añadir columnas que no vienen por defecto directamente desde el panel de diseño de Excel, para consultas puntuales
- Si necesitas que una columna aparezca siempre, modifica la plantilla desde Administración de la organización → Configuración → Integración de Office → Plantillas de documentos
- Descarga la plantilla, añade la columna, y vuelve a subirla para que el cambio sea permanente
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